Iroda vs home office, avagy hogy dolgozunk a korona alatt

Jellemzően március közepétől, a karantén bevezetésétől a munkaadók többsége elhárította az irodán kívüli munka akadályait és teret hódított a home office. Ezzel párhuzamosan a digitális oktatás is, így nem mindenkinek volt üdítő és hatékony az otthoni munkavégzés. 2,5-3 hónapot követően, amikor már túl voltunk a járvány nehezén, egyes cégek megnyitották irodáikat, és részben vagy egészben visszavárták a munkavállalóikat az irodába. Nyakunkon a második hullámmal, azt járjuk körbe, hogy mi a helyzet most az irodákban? Mi a jellemző? Inkább a home office vagy az irodai munka? Esetleg ezek hibrid változata? /7 perc olvasási idő/

 

A munkáltató alapvető kötelezettsége az egészséges és biztonságos munkavégzés feltételeinek biztosítása. Amennyiben a munkahelyen vagy annak környezetében megjelenik egy koronavírussal fertőzött személy, úgy ez olyan kockázatot jelent, amellyel a munkáltatónak foglalkoznia kell. Így kézenfekvő megoldásnak bizonyult az alkalmazottak védelme érdekében – több multi és IT cég is alkalmazta, hogy – 2020 év végéig, vagy amíg meg nincs a védőoltás, teljes körű, minden irodai dolgozóra vonatkozó home office-t rendeltek el. Csak alapos indokkal lehet az irodában dolgozni több cég esetében is. Némelyek ezek közül nem csak a home office lehetőségét biztosítják – miszerint jellemzően ugyanabban a városban, vagy annak környékén, de jellemzően a vállalat székhelyével egyező országban dolgoznak a munkavállalók – hanem WORK FROM ANYWHERE, vagyis onnan dolgozik, a kolléga ahonnan szeretne, ha úgy tartja költséghatékonynak, egy másik országból is akár. Végül is, ha nem az irodában dolgozunk, bárhol lehetünk, helytől függetlenül hisz a kollégákkal, ügyfelekkel online platformokon keresztül kommunikálunk.

Sokak vágya teljesült most. Az, hogy jól dolgozunk-e, az elvégzett munkán, nem pedig az irodában töltött időn alapul.

A cégek egy másik része esetében – miután a kormány enyhítette május végén a korlátozásokat – a munkavállalók fokozatosan visszatértek irodájukba, ami arra késztette az irodaház-tulajdonosokat és az ingatlanüzemeltetőket, hogy gondosan megtervezzék az új szabályokat, hogy minimalizálják a vírus munkahelyi átterjedését.

Vannak olyan vállalatok is, akik figyelve az óvintézkedésekre (pl. kézfertőtlenítés, maszk viselés, testhő mérés, haladási útvonal kijelölése, tárgyalóban, konyhában, mosdóban tartózkodók számának meghatározása, 1,5-2 m távolság tartása, liftben utazó személyek számának korlátozása) visszarendelték az irodába a kollégákat teljes létszámban.

Jellemzően a cégek nagy része munkavállalóinak csupán egy részét – 30-50-70 %-át – hívta vissza az irodába dolgozni.

A munkaadók néhol úgy döntöttek, hogy akik szeretnének visszatérni az irodába dolgozni, azok menjenek. Néhol a csapatvezetőkre bízták a döntést, hogy ki jöjjön vissza az irodába. Egyes cégek esetében 2-3 hetes váltásban dolgoznak egyes kollégák/csapatok az irodában, betartva így a megfelelő távolságot. Van olyan cég is, ahol, ha a kolléga az irodai munkát választja, maszkban kell a munkaállomásánál dolgoznia.

A legtöbb cég még mindig nem tudja biztosan, hogy a jövőre nézve mekkora arányban tartják meg a home office lehetőségét, így még nem hoztak döntést mit lépjen az iroda méretét, esetleges átalakítását illetően. Egyes cégeknél egyértelművé vált – mivel megfelelően működik – hogy nagy arányban megmarad a home office és a jövőben kisebb irodaterületre lesz szükség, így azok, akiknek anyagilag megfelelő lehetőségük van, felmondják vagy módosítják jelenlegi irodájuk szerződését, és kisebb irodaterületre költöznek, share desk rendszerben kialakítva azt. Vannak cégek, akik számára nem előnyös a meglévő irodabérleti szerződés módosítása. Közülük, akik költséget kívánnak csökkenteni továbbadják albérletbe a nem használt irodaterületeket, akik számára viszont nem az irodaterület csökkentése a fontos, hanem a közösség építése, azok átalakítják a tereket, nagyobb hangsúlyt adva a közösségi tereknek, több megbeszélésre alkalmas helyet alakítanak ki, esetlegesen étkezésre, kávézásra alkalmas tereket, ahol a megfelelő távolság tartása is lehetséges.

A jövőt megjósolni nem tudjuk, de azt kijelenthetjük, hogy az iroda nem fog eltűnni, mert az embereknek továbbra is szükségük lesz olyan helyekre, ahol szakmailag összekapcsolódhatnak, kapcsolatokat építhetnek és fejleszthetik karrierjüket. Az biztos, hogy az irodaterületek jövője azonban új megközelítést igényel. A technológia megoldásokkal kiegészítve, a floor plan-ek átgondolásával a munka és közösségi területeket optimalizálni kell. Növelni a közösségi tereket, hatékony kihasználásukra fókuszálva.

Az érintés nélküli technológia a jövőben növekedhet. A vállalatok dönthetnek úgy, hogy befektetnek egy új, érintés nélküli technológiákba, amelyek segítenek csökkenteni a betegségek terjedését. Itthon az A és B kategóriás irodaházakban talán még nem lesz jellemző, de rövid időn belül az újabb A+ irodaházakban már megjelenhet.

Példálul a Bee’ah hulladékkezelő vállalat új székhelye Sharjahban, az Egyesült Arab Emírségekben tele van „érintés nélküli utakkal”, ahol az alkalmazottaknak ritkán kell kézzel megérinteniük az épületet. Az irodaajtók automatikusan kinyílnak a mozgásérzékelők és az arcfelismerés segítségével, miközben a lift gombjai belülről és kívülről is megnyomhatók egy okostelefonon keresztül.

A járvány folytatódásával a globális co-working szolgáltató, a WeWork a COVID-19 fertőzés terjedésének megakadályozása érdekében tett erőfeszítéseinek részeként módosította az irodai alaprajzot a megfelelő távolság betartása érdekében. Újabb digitális jelzőberendezéseket telepített, hogy értesítse a tagokat a tárgyalókban engedélyezett emberek maximális számáról, és megmutassa a folyosókon található egyirányú utak haladási irányát. A vállalat egy mérnöki tanácsadó céggel is együttműködött a beltéri levegő minőségének javítása, valamint az épület fűtésének, szellőzésének és légkondicionálásának javítása érdekében.

Néhány példa a WeWork egészséges munkahely biztosítása érdekében hozott átalakításaira:

Ilyen és ehhez hasonló szabályokat, változásokat jó néhány cég szintén meghozott, alkalmazott és dokumentált. A korábban említett bizonytalanság miatt viszont sok cég még nem lép, hisz nem tudja, mekkora irodában, hány fővel tud számolni a jövőben.

A digitális megoldásokon túl az alábbi fizikai megoldások is, melyek segíthetik a jövőben egymás védelmét. Ilyenek:

ELVÁLASZTÓ PARAVÁNOK: Munkaállomások között, vagy közösségi terek elválasztása céljából célszerű alkalmazni.


TELEFONFÜLKÉK:
Nem csak telefonálásra, de munkaállomás elkülönítésére is alkalmas rövidebb időre. Az akusztikai boxokban munkaállomások is kialakíthatóak, nem csak meeting szobák.

 

NÖVÉNYEK: Azon túl, hogy hatékonyabban dolgozunk növények között, a levegő tisztításában is segít, valamint akusztikai szerepe is van. Térelválasztóként is alkalmazhatjuk ezt a természetes megoldást.

 

LEVEGŐ TISZTÍTÓ BERENDEZÉSEK: Az irodaház központi gépészeti rendszerén keresztül többnyire megoldott a tiszta levegő kérdése, de találkoztunk már olyan esettel, hogy mégsem. Ilyenkor mobil tisztító berendezéseket célszerű alkalmazni.

 

+ RENDSZERES ÉS MEGFELELŐ TAKARÍTÁS, FERTŐTLENÍTÉS!

Persze a járványoktól függetlenül a kollégák megfelelő vízfogyasztására, táplálkozására, mozgására (pl. ülő-álló munkaállomásokkal), szellemi egészségére is oda kell figyelni. Továbbá nem szabad elhanyagolni az akusztikát, fény és hőmérséklet jelentőségét sem.

Amennyiben cél, hogy a jövőben is szeressenek a kollégák az irodában is dolgozni, az egészség és a kényelem még inkább szerepet kell, hogy kapjon az irodakialakításban.

A közösségi terek nagyobb hangsúlyt kapnak, mint eddig korábban bármikor. Miután a home office-ban elvégezhető a fókuszált, összpontosítást igénylő munka, az irodában a csapatmunka kap prioritást. A munkáltató feladata lesz ehhez megfelelő tereket kialakítani, biztosítani.

Mi ebben segítünk Önnek!


OFFISEVEN – Tóth Réka, Végvári Zsuzsi

 

Források:

https://business-inquirer-net.cdn.ampproject.org/c/s/business.inquirer.net/308258/workspace-innovations-in-the-new-normal/amp

https://www.wework.com/info/navigating-the-future-of-the-workplace

https://index.hu/gazdasag/2020/05/01/visszajonnek_a_fulkek_az_irodakba_a_koronavirus_miatt/

https://www.octogon.hu/epiteszet/10-well-megoldas-ami-segit-egy-iroda-ujranyitasaban/

Harvard Business Review

 

Képek forrása:

Pinterest, Wework.com

FacebookLinkedIn

Szólj hozzá!